Änderung der Anlage 1 der Zweckvereinbarung zur gemeinsamen Vergabestelle mit der Verbandsgemeinde Ruwer

Betreff
Änderung der Anlage 1 der Zweckvereinbarung zur gemeinsamen Vergabestelle mit der Verbandsgemeinde Ruwer
Vorlage
30/103/2019
Aktenzeichen
1 - 005-06 Ha.
Art
Vorlage

Beschluss:

 

Der Verbandsgemeinderat Hermeskeil beschließt der Änderung von § 3 Abs. 2 Satz 2 der Zweckvereinbarung zur Einrichtung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle vom 18.10.2017 sowie der dazu gehörenden Anlage 1 zuzustimmen.

Sachverhalt

 

Der Verbandsgemeinderat Hermeskeil hat in seiner Sitzung am 20.09.2017 der Einrichtung einer gemeinsamen Vergabestelle mit der Verbandsgemeinde Ruwer zugestimmt. Grundlage für die Zusammenarbeit der gemeinsamen Vergabestelle bildet eine Zweckvereinbarung.

 

§ 3 dieser Zweckvereinbarung sieht vor, dass die Personal- und Sachkosten nach einem Punkte-system entsprechend Anlage aufgeteilt werden.

 

Da keinerlei Erfahrungen für die Abrechnung entsprechender Leistungen einer zentralen Vergabestelle vorlagen, wurde in der Anlage 1 zur Zweckvereinbarung bereits eine Regelung aufgenommen, dass bis 30.06.2019 eine Evaluierung über die Sinnhaftigkeit dieses Punktesystems erfolgen und aufgrund der gesammelten Erfahrungen der Vergabestelle eine Anpassung nach sachlichen Kriterien geprüft werden soll.

 

Aufgrund der Prüfung schlägt die Verbandsgemeindeverwaltung Ruwer nach einem Abstimmungsgespräch mit uns vor, § 3 Abs. 2 Satz 2 der Zweckvereinbarung wie folgt zu ändern:

 

In den Folgejahren erfolgt die Aufteilung der Personal- und Sachkosten nach dem in der Anlage 1 näher bestimmten System.

 

 

Die Anlage 1 soll inhaltlich wie folgt neu gefasst werden:

 

Anlage 1

zu § 3 der Zweckvereinbarung bezüglich der Einrichtung einer gemeinsamen Vergabestelle zwischen der Verbandsgemeinde Hermeskeil und der Verbandsgemeinde Ruwer

 

 

Die Abrechnung der Personal- und Sachkosten erfolgt entsprechend nachfolgenden System:

 

Sämtliche von der Zentralen Vergabestelle durchgeführte Vergabeverfahren werden für die beiden Verbandsgemeinden unter Anlegung einer eindeutigen Vergabe-Nummer getrennt erfasst. Zum Jahreswechsel wird der prozentuale Anteil pro Verbandsgemeinde ermittelt und die angefallenen Sach- und Personalkosten entsprechend abgerechnet.

 

 

Die gemeinsame Vergabestelle hat am 01.10.2018 ihre Arbeit aufgenommen und führt die Vergabeverfahren zur Zufriedenheit aller Beteiligten durch. Im Jahre 2019 wurden von der Vergabestelle bislang 48 Verfahren für die VG Ruwer und 28 Vergabeverfahren für die VG Hermeskeil durchgeführt. Dies würde bei Anwendung der vorstehend vorgeschlagenen Aufteilung dazu führen, dass die VG Ruwer 63,16 % der Kosten und die VG Hermeskeil 36,84% der Personal- und Sachkosten trägt.

 

Aus Sicht der Verbandsgemeindeverwaltung stellt die Änderung der Anlage 1 eine tragfähige Lösung für die zukünftige gerechte Aufteilung der Personal- und Sachkosten dar und empfiehlt daher zuzustimmen.

 

Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung am 20.11.2019 der Änderung der Anlage zur Zweckvereinbarung einstimmig zugestimmt.